私自身が
法人ではなく個人事業主で
本業＋副業で生活しているので同じ環境だと参考になる部分があるかと思います。
あくまで参考までに
もっといい方法あると思いますが
私の場合は現在こうなっています
目の前に来た明細や書類の行き先が即座に決定する仕組み化を意識してます。
準備
①会計ソフトの準備
クラウド会計ソフト
or
無料の会計ソフトを準備
▼無料の会計アプリなら
以前記事書いたこのアプリが優秀です。
▼有料の会計ソフトなら
macやスマホメインの人はfreee
windowsで一番最安値がいい人はやよい
がオススメです。
②クリアファイルを2つ用意
・現金、支出収入用のクリアファイル
・確定申告用のクリアファイル
クリアファイル買ってきて
ラベルを貼り付けときます
【2020年確定申告用】
【2020年事業用】
のようなラベルを作って貼っておきましょう
③事業用クレジットカード＆事業用銀行口座（ネットバンキング必須）を準備
新たに作るなら
ネットバンキング＆年会費無料のクレジットカード
名義は個人名義でオッケーです。
これしっかり分割しておくと
会計ソフトによっては
自動で集計してくれるのでだいぶ楽になります。
具体的には
年会費永年無料の楽天カード
これだとネットバンクメインで使えて
クレジットカードも年会費永年無料です。
私がクレカを選ぶポイントは3点あります
①永年年会費無料であること
→いくら以上購入で翌年無料とか初年度のみ無料とかに騙されないで
②券面はVISAかMaster
→世界に出ていく（ノマド的な選択肢）ことも考えると
世界中どこでも使えるVISAかMasterにしましょう
JCBは海外と海外サイトで使えないケースがあります
（PayPalでワンクッションおくと行けるケースが多いが）
③海外旅行保険が付帯している
海外旅行保険は
金額よりも自動付帯か利用付帯なのかをチェックしておきましょう
上記の楽天カードだと海外旅行保険は利用付帯なので
空港までの経路など一部でもクレジットカード決済しておく必要があります
Exciteポケットカードなら自動付帯ですしオススメ。
▼もちろん
今あるメガバンク系の個人口座や手持ちのクレカを事業用に転化してもよいと思います。
現金の収入と支出の処理
現金で支払った経費のレシートと
収入をまとめて入れておくクリアファイルを作ります。
収入に関しては
いつ 誰から 売上があったか封筒などに分けて
クリアファイルに入れておきます。
月末になったら
このクリアファイルに入っている
レシートの売上と収入を会計ソフトに入力して
入力が終わったレシート＆封筒は
確定申告用ファイルに移動してクリアファイルをカラッポにしておきます。
これは
それぞれの判断で。
参考までに
本業の給与所得で毎月のやり繰りが完結している人は
副業での現金のやり取りは基本、事業用としておけばいいかと思います。
最終的に会計上の現金と
事業用の手元の現金が合致するのが当然なんですが
とはいえ、フリーランスの場合は現金を明確に分けづらいですよね。
最終、帳尻合わせればいいんじゃないかなーと個人的に思ってます。
要するに
確定申告の時に作った
貸借対照表の現金の金額に合わせて帳尻合わせる。
ということです。
預金に関しては
帳尻合わせる段階で銀行口座に預け入れしたりなど
記録に残る上に混乱の元なので
最低限
クレカと銀行口座はプライベートと事業用で分割すべきかと。
事業用の預金から個人の財布にお金いれたり
逆に
事業用資金がすくなくなりすぎたので個人の財布から事業用に入れる場合は
事業主貸と事業主借で振替処理しておけばいいです。
この辺は会計ソフトだと
簿記知識なしで直感的にできちゃうのが便利です。
▼事業用口座から個人用の財布に振り替える場合
▼個人の財布から事業用に振り替える場合
これはやよいの青色申告オンライン
会計ソフトだと振替に簿記知識不要なので混乱はすくないかと思います。
プライベートと事業の按分【光熱費＆ガソリン＆通信費】
プライベートと事業用が混ざっている部分に関しては
按分（割合で分けること）して経費にできます。
フリーランスの場合自宅事務所になりますので
光熱費などが経費になります。
ただ、持ち家の人は
事務所として経費計上するよりは住宅ローン控除の方がとくになるかもしれません。
というのも
住宅ローン控除が適用されるのは住居部分のみなので事業用で按分するとその分住宅ローン控除が減るんですよね。
▼自宅事務所として按分する場合
電気・水道・灯油など光熱費
通信費とガソリン代など
これらはいったん自分の財布（現金・クレカ・預金すべて）から払っているので
全額を事業主借（じぎょうぬしかり）で計上して
事業用割合を按分するといいです。
それか予め按分した金額を入力していく
どちらでもいいですが
個人的には
まず全額入力して
後で按分割合きめて按分するほうが楽です。
この経費按分もソフト使うとカンタン。
割合の基準は光熱費は30-50%（利用時間や面積など根拠必要）
通信費は70%くらい？ブロガーやyoutuberなら通信費用ほぼほぼ事業といえますし。
ガソリン代に関しては
事業用で乗った距離とプライベートでのった距離を記録しておけば
按分の根拠として完璧です。
そこまで厳密にするのむずいですけどね。実際問題。
スマホ代や自宅のネット回線などはなどの通信費はプライベートと事業と按分しますが
インターネット関連費は100%経費なので
科目をわけておくと便利です。
インターネット関連費という科目を作って
ドメイン・レンタルサーバー・
サイト運営のための年間の会費（はてなブログ有料とか）や手数料
などインターネット関連にかかる経費全般をこれで計上します。
事業用のクレジットカード＆etcカードの処理
amazonやネット通販など
明らかに事業用の経費の決済は
事業用のクレカで決済しましょう。
ネット通販は明細が出ないことがおおいですが
クレカを分割しておけば
amazonだと一括でワンタッチで明細だせます。
ブラウザのエクステを利用する非公式方法ですが
後日やりかた説明します。
手作業でもオッケー。
高速など使う人は
事業用クレカにetcカードを追加して
仕事のときの外出のときにetcを入れ替えておくと
プライベートと事業の分割ができます。
この場合は
クレジットカードの明細か
ETC利用紹介サービスで利用履歴を保存しておきます。
クレジットカードの明細は
支払い済みなので
確定申告ファイルに挟んでおきます。
確定申告用クリアファイルの取り扱い方
会計ソフトに打ち込んだ
レシートは確定申告用のファイルに移動しておきます。
ほかにも
配送されてきた確定申告に必要になる書類をまとめて
このクリアファイルに挟んでおきましょう。
▼確定申告用クリアファイルに入れるものリスト
【明細関係】
- 記帳の終わったレシート
- 事業用のクレカの明細
【確定申告に必要な書類】
- 国保の金額決定通知書（年度またぐので注意）
- 年金支払証明書
- 住宅ローン控除がある場合は残高証明書
- 各種生命保険の控除証明書
- 年金事務所から送られてきたハガキ（識別コード）
- 本業の給与所得の源泉徴収票
- 固定資産税や軽車両税などの振替通知書など
これらをクリアファイルにまとめておけば
確定申告の際に
「あれがない！これがない！」
を防げます。
送られてきたら
瞬間的にクリアファイルに放り込んどきましょう。
この確定申告用クリアファイルは確定申告が終わったら確定申告で提出した書類の控えなども挟んで本棚に入れておきましょう。
最後に
どうでしょう
参考なりましたでしょうか？
全部キャッシュレスで完結できればもっとシンプルですが
副業もいろいろしていると
そんなふうには行きません。
個人用の現金など入り乱れて
確定申告シーズンに混乱するのは毎年なんです
という人も
一旦フォームが確定すると
毎年の作業がずいぶん楽になるかと思います
また
自宅に届いた
ハガキや明細、書類の行き先が瞬間的に決まらない場合は
まだまだ仕組みが出来てない状態です。
逆にこれは仕組み化するチャンスなので
一つ一つシステムを積み上げて行きましょう。
それと、これから副業はじめたり個人事業で開業予定の方は
この辺の仕組みを明確化しておくと
心の重しがかなり楽になるのではじめから最終形をめざして準備してしまうのもよいかと思います。
最後にまとめておきますと
②確定申告用クリアファイルを用意
③事業用クレカと銀行口座を用意
④月末に現金用ファイルにある明細を記帳して→確定申告用ファイルに移動
⑤クレジットカードの明細は確定申告用ファイルに移動
⑥確定申告に必要になる書類はすべて確定申告用ファイルに入れておく
⑦確定申告終了したら控えも含めてクリアファイルのまま保存しておく
今後
やり方を改善した場合は追記していきます。
具体的な仕組み化方法をシェアします。